<html xmlns:v="urn:schemas-microsoft-com:vml" xmlns:o="urn:schemas-microsoft-com:office:office" xmlns:w="urn:schemas-microsoft-com:office:word" xmlns:m="http://schemas.microsoft.com/office/2004/12/omml" xmlns="http://www.w3.org/TR/REC-html40"><head><meta http-equiv=Content-Type content="text/html; charset=us-ascii"><meta name=Generator content="Microsoft Word 12 (filtered medium)"><style><!--
/* Font Definitions */
@font-face
        {font-family:"Cambria Math";
        panose-1:2 4 5 3 5 4 6 3 2 4;}
@font-face
        {font-family:Calibri;
        panose-1:2 15 5 2 2 2 4 3 2 4;}
/* Style Definitions */
p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal
        {margin:0in;
        margin-bottom:.0001pt;
        font-size:11.0pt;
        font-family:"Calibri","sans-serif";}
a:link, span.MsoHyperlink
        {mso-style-priority:99;
        color:blue;
        text-decoration:underline;}
a:visited, span.MsoHyperlinkFollowed
        {mso-style-priority:99;
        color:purple;
        text-decoration:underline;}
p
        {mso-style-priority:99;
        margin-top:0in;
        margin-right:0in;
        margin-bottom:6.0pt;
        margin-left:0in;
        font-size:12.0pt;
        font-family:"Times New Roman","serif";}
p.MsoListParagraph, li.MsoListParagraph, div.MsoListParagraph
        {mso-style-priority:34;
        margin-top:0in;
        margin-right:0in;
        margin-bottom:0in;
        margin-left:.5in;
        margin-bottom:.0001pt;
        font-size:11.0pt;
        font-family:"Calibri","sans-serif";}
span.EmailStyle17
        {mso-style-type:personal-compose;
        font-family:"Calibri","sans-serif";
        color:windowtext;}
.MsoChpDefault
        {mso-style-type:export-only;}
@page WordSection1
        {size:8.5in 11.0in;
        margin:1.0in 1.0in 1.0in 1.0in;}
div.WordSection1
        {page:WordSection1;}
/* List Definitions */
@list l0
        {mso-list-id:1616600673;
        mso-list-type:hybrid;
        mso-list-template-ids:-193528236 67698703 67698713 67698715 67698703 67698713 67698715 67698703 67698713 67698715;}
@list l0:level1
        {mso-level-tab-stop:none;
        mso-level-number-position:left;
        text-indent:-.25in;}
ol
        {margin-bottom:0in;}
ul
        {margin-bottom:0in;}
--></style><!--[if gte mso 9]><xml>
<o:shapedefaults v:ext="edit" spidmax="1026" />
</xml><![endif]--><!--[if gte mso 9]><xml>
<o:shapelayout v:ext="edit">
<o:idmap v:ext="edit" data="1" />
</o:shapelayout></xml><![endif]--></head><body lang=EN-US link=blue vlink=purple><div class=WordSection1><p class=MsoNormal><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'>As Dave Crocker mentioned, when I was preparing my article on the invention of email for the Washington Post&#8217;s website it seemed like a good idea to attempt a definition of the necessary and sufficient characteristics of an electronic mail system. This wouldn&#8217;t attempt to capture the features present in all or most modern systems, but to pin down the essence of what we mean by electronic mail.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'><o:p>&nbsp;</o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'>So the tricky thing was to be as broad as possible while excluding things like faxes, Twitter, newsgroups, electronic bulletin boards, etc. which would not generally be thought of as electronic mail. Most of those were never thought of as electronic mail &#8211; the exception being fax, as early usage (through the 1970s) sometimes did include things like electronically routed telexes and faxes.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'><o:p>&nbsp;</o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'>People providing comments during the discussion included Dave Walden, Dave Croker, Ray Tomlinson, Tom Van Vleck and a couple of historians. However, the definition is mine and I do remember that Dave Crocker favored a simpler one.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'><o:p>&nbsp;</o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'>Definition<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'><o:p>&nbsp;</o:p></span></p><p style='margin-left:.5in;line-height:15.6pt'><span style='font-size:11.0pt'>Electronic mail is a service provided by computer programs to send unstructured textual messages of about the same length as paper letters from the account of one user to recipients' personal electronic mailboxes, where they are stored for later retrieval.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'>What each phase is doing there and why we need to keep it:<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'><o:p>&nbsp;</o:p></span></p><p class=MsoListParagraph style='text-indent:-.25in;mso-list:l0 level1 lfo1'><![if !supportLists]><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'><span style='mso-list:Ignore'>1.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; </span></span></span><![endif]><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'>&#8220;Electronic mail is a service&#8221;: puts the stress on the system itself, not individual computer programs<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'><o:p>&nbsp;</o:p></span></p><p class=MsoListParagraph style='text-indent:-.25in;mso-list:l0 level1 lfo1'><![if !supportLists]><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'><span style='mso-list:Ignore'>2.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; </span></span></span><![endif]><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'>&#8220;provided by computer programs&#8221;: May not be necessary, I think was there to focus the definition on computer systems rather than something like fax.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'><o:p>&nbsp;</o:p></span></p><p class=MsoListParagraph style='text-indent:-.25in;mso-list:l0 level1 lfo1'><![if !supportLists]><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'><span style='mso-list:Ignore'>3.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; </span></span></span><![endif]><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'>&#8220;to send unstructured textual messages&#8221;: unstructured separates this from earlier network communication where highly structured data was exchanged within systems like SAGE. Of course email text can be highly structured, but any system than can transmit an unstructured textual message can also transmit a structured one. The reverse is not true. Finally, &#8220;textual&#8221; further distinguishes electronic mail from fax, image transmission, etc.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'><o:p>&nbsp;</o:p></span></p><p class=MsoListParagraph style='text-indent:-.25in;mso-list:l0 level1 lfo1'><![if !supportLists]><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'><span style='mso-list:Ignore'>4.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; </span></span></span><![endif]><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'>&#8220;of about the same length as paper letters&#8221;: we went backward and forward on whether to say instead something like &#8220;able to handle messages of at least 2,000 words&#8221; or &#8220;of unlimited length.&#8221; Realistically, any electronic mail system (particularly an early one) has a limit, but the point is that it must be large enough to permit transmission of the equivalent of a long letter. This distinguishes electronic mail from something like SMS.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'><o:p>&nbsp;</o:p></span></p><p class=MsoListParagraph style='text-indent:-.25in;mso-list:l0 level1 lfo1'><![if !supportLists]><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'><span style='mso-list:Ignore'>5.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; </span></span></span><![endif]><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'>&#8220;from the account of one user&#8221;: electronic mail always has a single sender (whether or not the sender is identified to the recipient) and comes from an account rather than a human (though accounts are often personal). Also, someone needs an account to send a message, whereas with paper mail she only need a stamp.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'><o:p>&nbsp;</o:p></span></p><p class=MsoListParagraph style='text-indent:-.25in;mso-list:l0 level1 lfo1'><![if !supportLists]><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'><span style='mso-list:Ignore'>6.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; </span></span></span><![endif]><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'>&#8220;to recipients' personal electronic mailboxes&#8221;: we thought about saying private or secure, but in reality they aren&#8217;t always. However, the message does go to the mailbox of one or more recipients and is shown only to them. This distinguishes electronic mail from something like a post to a bulletin board which can be seen by all users.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'><o:p>&nbsp;</o:p></span></p><p class=MsoListParagraph style='text-indent:-.25in;mso-list:l0 level1 lfo1'><![if !supportLists]><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'><span style='mso-list:Ignore'>7.<span style='font:7.0pt "Times New Roman"'>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; </span></span></span><![endif]><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'>&#8220;where they are stored for later retrieval.&#8221; i.e. asynchronous, which separates electronic mail from chat.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'><o:p>&nbsp;</o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'>The definition would include private message functions within conferencing systems, which I think is perfectly reasonable &#8211; they&#8217;re basically electronic mail capabilities within a larger system.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'><o:p>&nbsp;</o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'>Finally, though we did not say it explicitly here, we follow almost everyone else in the world by treating email and e-mail as contractions of electronic mail with the same meaning.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'><o:p>&nbsp;</o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-family:"Times New Roman","serif"'>Tom<o:p></o:p></span></p></div></body></html>